项目概述
客户是衡阳本地一家建材贸易公司，SKU 三千多个，客户以工程方和装修公司为主，赊销占比高。原来的进销存靠 Excel 加微信群，月底对账要五个人忙五天，还经常和客户对不上数。我们为其定制了一套进销存与往来对账系统，把单据、库存、应收连成一条线，月末结账压到 1 天。
项目背景
商贸公司最容易卡在"账实不符"上。业务员在微信里报单，仓管按微信发货，财务按月底收到的货款记账，三份记录各在各的地方。客户说"我上个月退了两千块的货"，财务得翻半天聊天记录才能找到那段语音。
更麻烦的是赊销对账：一个客户可能有三张未结清单，退货款、折让、预付款混在一起，最后算出来的应收余额，客户不认，公司也不敢催。
难点
- 退货、换货、折让是常态，单据要能红冲，不能直接删改，否则历史账就对不上
- 同一客户有多个项目地址、多个联系人，送货单要能落到具体项目和收料人
- 老数据要迁进来，三千多个 SKU 和两年的历史往来，不能从零开始录
- 业务员只关心"我这单出了没"，财务只关心"这笔钱到没到"，两边看的是同一份数据的不同侧面
我们的做法
01
以单据流为主线
采购单、入库单、销售单、出库单、退货单串成一条链，库存变动只允许由单据驱动，任何人不能直接改库存数字。这是后面所有报表能对上的前提。
02
期初数据先对平再上线
上线前先和老系统、Excel 做一次全量盘点，把期初库存和期初应收落成一张有签字确认的基准表。基准不对平，系统上线第一天就会失信于财务。
03
对账单自动按月生成
每月 1 号自动按客户生成对账单，列出本期发货、退货、收款、期末余额，一键发到客户微信。客户有异议直接在单子上标注，争议从"扯旧账"变成"对具体某一笔"。
落地效果
- 月末结账从 5 天缩短到 1 天，财务不用再手工汇总十几张表
- 库存账实准确率提升到 99% 以上，缺货和压货都能提前看到
- 应收账龄自动分档，超过 60 天的欠款系统主动提醒业务员跟催
